Pi�ce ma�tresse de la copropri�t�, le syndic met en œuvre les d�cisions prises par les copropri�taires. Il d�tient notamment le pouvoir de conclure des contrats et doit assumer d’importantes t�ches administratives. Inventaire de ces diverses fonctions souvent m�connues.

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En mati�re d’administration et de gestion de la copropri�t�, tout commence par la convocation des copropri�taires. Le syndic nouvellement d�sign� doit r�unir l’assembl�e, cette convocation devant avoir lieu au moins une fois par an. Cela fait, le syndic peut et doit ensuite proc�der aux convocations en temps utile lorsque cela s’av�re n�cessaire. Mais son r�le ne s’arr�te pas l�. La loi lui impose d’assurer le secr�tariat des r�unions, ce qui consiste notamment � tenir la feuille de pr�sence sous peine de nullit� de l'assembl�e. Cette feuille, �marg�e par les copropri�taires pr�sents ou repr�sent�s, indique les nom et domicile des copropri�taires ainsi que les voix dont ils disposent.

En qualit� de secr�taire de la s�ance, le syndic �tablit le proc�s-verbal des d�lib�rations. Selon l’article�17 du d�cret no�67-223 du 17�mars 1967, le proc�s verbal doit contenir le texte de chaque d�lib�ration, le r�sultat des votes, le nom des copropri�taires qui se sont oppos�s, de ceux qui n'ont pas pris part au vote et enfin de ceux qui se sont abstenus lors du vote de la d�cision de l'assembl�e ainsi que les r�serves formul�es par les copropri�taires opposants. Ce proc�s verbal est contr�l� par le conseil syndical, le pr�sident de s�ance et les membres du bureau. Une fois �tabli et sign�, il est consign� dans le registre des proc�s-verbaux de s�ance (voir ci-apr�s). S’agissant d’un instrument de preuve, le proc�s-verbal fait foi des constatations qu'il contient jusqu'� la preuve du contraire �ventuellement rapport�e par le propri�taire qui en conteste le contenu.

Autre mission tr�s importante, le syndic �tablit et tient � jour la liste des copropri�taires. Cette liste mentionne les noms et pr�noms, le domicile r�el et identifie les lots de chaque copropri�taires. Les titulaires de droit d'usufruit, de nue-propri�t�, d'usage et d'habitation, figurent �galement sur ce document. Cette liste lui permet de convoquer les copropri�taires aux assembl�es, de leur notifier les d�cisions et d’appeler les charges.

Selon l'article�33 du d�cret du 17�mars 1967, le syndic conserve les archives du syndicat, dont paradoxalement, il n’existe pas de d�finition exhaustive. En tout �tat de cause, il doit garder par-devers lui le r�glement de copropri�t�, l'�tat descriptif de division, les plans de l'immeuble et les documents d'urbanisme, les conventions conclues avec les prestataires de services, les convocations et les accus�s de r�ception, les feuilles de pr�sence, les pouvoirs et les notifications des d�cisions. Selon l’article�86 du d�cret du 20�juillet 1972, la dur�e de cette conservation est de dix ans au moins pour les registres des proc�s-verbaux des assembl�es g�n�rales des copropri�taires et les pi�ces annexes. Il d�livre des copies ou extraits, qu'il peut certifier conforme aux originaux.

En application de l'article�18 de la loi du 10�juillet 1965, le syndic doit ex�cuter les d�lib�rations de l'assembl�e g�n�rale, cette derni�re �tant seule responsable de la validit� des d�cisions qu’elle vote. Toutefois, au cours de la r�union durant laquelle la d�cision est prise, le syndic a un devoir de conseil. Il doit alerter les copropri�taires qui voudraient adopter une d�cision non valable.

Une fois la d�cision prise, le syndic doit prendre toutes les dispositions appropri�es, conclure et surveiller l’ex�cution des contrats n�cessaires � la r�alisation du projet adopt�. En cas de difficult�s, travaux impr�vus, d�passement des d�lais,… il doit convoquer l'assembl�e qui d�cide de la position � adopter. Cette formalit�, lourde en apparence, lui permet d’�viter de risquer d’engager sa responsabilit�.. En effet, comme nous le verrons ci-apr�s, la responsabilit� du syndic est expos�e s’il appara�t que son intervention a d�pass� le cadre des pouvoirs qui lui avaient �t� accord�s par les copropri�taires.

Tr�s important�: les d�cisions de l’assembl�e peuvent �tre contest�es par les copropri�taires opposants ou d�faillants dans le d�lai de deux mois � compter de la notification (art.�42 moi de 1965). Avant d’ex�cuter une d�cision prise par le syndicat des copropri�taires, le syndic a donc tout int�r�t � attendre l'expiration de ce d�lai. Sa responsabilit� pourrait �tre engag�e par un copropri�taire qui subirait un pr�judice du fait d’une d�cision (contestable) ex�cut�e avant l’expiration de ce d�lai. Cela dit, le syndic ne doit pas trop tarder � agir. En cas de retard ou de non ex�cution des d�lib�rations de l'assembl�e, sa responsabilit� peut �galement �tre engag�e d�s lors que cette inaction est � l’origine d’un pr�judice.

Ce rapide aper�u des conditions d’intervention du syndic permet de mesurer � quel point le r�le de ce dernier est d�licat. Il n’en reste pas moins que le syndic dispose de pouvoirs propres, sans lesquels il lui serait impossible d’accomplir sa mission.

Lorsqu’il veille � la conservation et � l’entretien de l'immeuble, le syndic peut agir sans en r�f�rer � l'assembl�e g�n�rale. A ce titre, il souscrit les polices d'assurance de l'immeuble (d�g�ts des eaux, incendie, responsabilit� civile du syndicat), il per�oit les indemnit�s allou�es � la copropri�t� et acquitte les primes. Il dispose � cet effet d'un fonds de roulement (voir plus loin). Le domaine d’�lection de sa "�libert� d’action�" est celui de l'entretien et de l'utilisation des parties communes conform�ment � la destination de l'immeuble et du contr�le de l’application du r�glement de copropri�t�. Son pouvoir d'initiative porte aussi sur les travaux de menu entretien (remplacement des lampes et des vitres bris�es) et sur la s�curit� et le maintient des �quipements en bon �tat de fonctionnement. A ce titre, il n�gocie les contrats d’entretien des ascenseurs, de la chaufferie et des installations �lectriques. Toutefois, en cas de d�penses plus importantes, le syndic doit solliciter l'approbation de l'assembl�e ou du conseil syndical.

Selon la loi du 21�juillet 1994 relative � l'habitat, lors de sa premi�re d�signation et au moins tous les trois ans, le syndic doit soumettre au vote de l'assembl�e g�n�rale (� la majorit� des voix de tous les copropri�taires, art 25), la d�cision de constituer des provisions sp�ciales destin�es � faire face aux travaux pr�visibles dans les parties communes. Sont concern�s les travaux non encore d�cid�s par l'assembl�e g�n�rale qui peuvent se r�v�ler n�cessaires dans les trois ann�es � �choir.

Lorsque des travaux urgents relatifs � la s�curit� des personnes, la salubrit� et la solidit� de l'immeuble doivent �tre r�alis�s, le syndic doit obligatoirement intervenir. Il en va ainsi, m�me lorsque les copropri�taires sont en d�saccord. La loi du 10�juillet 1965 lui permet de faire proc�der, de sa propre initiative, � tous les travaux n�cessaires � la sauvegarde de l'immeuble. Ainsi, pour permettre l’ouverture du chantier, l'article�37 du d�cret du 17�mars 1967 l'autorise, sans d�lib�ration de l'assembl�e g�n�rale mais apr�s avoir pris l'avis du conseil syndical, � demander aux copropri�taires le versement d'une provision dont le montant ne peut exc�der le tiers du devis estimatif des travaux. En cas d’urgence, le syndic doit informer les copropri�taires, par lettre, affichage... et convoquer sans d�lai l’assembl�e g�n�rale. A d�faut, il s’expose au risque de ne pas pouvoir obtenir le remboursement des sommes dues par les copropri�taires.

Le syndic engage le personnel n�cessaire au fonctionnement de la copropri�t�. Il fixe les conditions de travail et prend seul sa d�cision, sans avoir � obtenir d’autorisation de l'assembl�e g�n�rale, en cas de licenciement. Toutefois, l'employeur du personnel est le syndicat des copropri�taires. Sauf erreur de sa part en cas de non paiement des salaires ou des cotisations de s�curit� sociale, le syndic n’est pas tenu personnellement d�biteur des sommes qui seraient dues � ses divers titres.

En mati�re de finances de la copropri�t�, les devoirs et les obligations du syndic sont assez pr�cis�ment d�finies. Au rang des documents dont la communication doit obligatoirement accompagner l'ordre du jour de l'assembl�e, figure selon l'article�18 de la loi du 10�juillet 1965, le budget pr�visionnel du syndicat. Ce budget �tabli tous les ans par le syndic est soumis au vote de l'assembl�e g�n�rale, laquelle peut voter les cr�dits correspondant aux d�penses pr�visibles. Plus ou moins �labor�, ce document peut consister en une simple r�f�rence au budget de l'ann�e �coul�e.

Depuis la loi du 31�d�cembre 1985, le syndic professionnel est contraint � diff�rentes obligations en mati�re de comptabilit�. Lorsqu’il est g�rant de plusieurs copropri�t�s, il doit tenir une comptabilit� s�par�e pour chacun des syndicats de copropri�taires dont il assure la gestion. La pr�sentation de cette comptabilit� doit faire nettement appara�tre la position de chaque copropri�taire � l'�gard du syndicat ainsi que la situation de tr�sorerie du syndicat. Cette m�thode de pr�sentation permet de conna�tre la position comptable de chaque syndicat, d'�viter les compensations entre syndicats et de faire ressortir les noms des copropri�taires d�biteurs ainsi que le montant de leur dette.

Toutefois, l'ouverture d'un compte bancaire ou postal s�par� par syndicat est facultative. Il n’en reste pas moins cependant, que le syndic a l'obligation d'informer l'assembl�e g�n�rale et de recueillir son vote (par p�riodes triennales) sur cette option. A d�faut de d�lib�ration de l'assembl�e g�n�rale sur l'ouverture d’un compte s�par� au nom du syndicat, le syndic professionnel est libre de (d�)placer comme il l’entend, les fonds provenant des copropri�t�s qu'il g�re.

Selon l’article 35 du d�cret du 17�mars 1967, le syndic peut exiger le versement par les copropri�taires de l'avance de tr�sorerie permanente pr�vue au r�glement de copropri�t�. Cette avance, qui constitue une garantie pour le syndicat, mais dont le montant n’est pas pr�cis� par les textes, est vers�e par chaque copropri�taire lors de l'acquisition du lot. Elle est restitu�e lors de la revente du lot, sous r�serve des sommes dues au syndicat. Signalons que lorsque le r�glement de copropri�t� ne pr�voit pas la constitution d'un fonds de pr�voyance, l'assembl�e g�n�rale peut l'instituer � la double majorit� de l'article�26 de la loi du 10�juillet 1965.

En mati�re de tr�sorerie, il est important de ne pas ignorer que le syndic n’a pas la possibilit� de faire d’avances de fonds pour le compte du syndicat ni d'en demander ensuite le remboursement aux copropri�taires. Les tribunaux se sont souvent prononc�s sur cette question et s’en tiennent � une position relativement s�v�re. Un syndic ne peut �tre rembours� des avances faites au syndicat des copropri�taires pour recouvrer les charges de la copropri�t�, que dans des conditions suivantes. L’assembl�e doit avoir approuv� les comptes des exercices pendant lesquels les avances ont �t� consenties, il faut en outre que les d�penses soient justifi�es par la n�cessit�, quelles aient �t� faites pour le compte et dans l'int�r�t exclusif du syndicat et qu’elles apparaissent comme indispensables � la vie de la copropri�t�.�

Pour faire face aux d�penses de la copropri�t�, le syndic peut, au d�but de chaque exercice, et dans la mesure o� un budget pr�visionnel a �t� vot�, solliciter le versement de diff�rentes provisions (article�35 du d�cret du 17�mars 1967). Aucune autorisation sp�ciale de l’assembl�e n’est requise, mais cette demande doit respecter le r�glement de copropri�t� et les �ventuelles d�cisions de l'assembl�e g�n�rale qui auraient �t� prises � ce sujet. Le montant de cette provision ne peut pas �tre sup�rieur, soit au quart du budget vot� pour l'exercice consid�r�, soit � la moiti� de ce budget si le r�glement de copropri�t� ne pr�voit pas le versement d'une avance de tr�sorerie permanente.

En cours d'exercice, le syndic peut exiger le versement soit d'une somme permettant de rembourser les d�penses r�guli�rement engag�es et acquitt�es ce qui l'oblige � tenir une comptabilit� trimestrielle. Lorsque les comptes sont tenus annuellement, le syndic a la possibilit� de solliciter des provisions trimestrielles lesquelles ne peuvent exc�der le quart du budget pr�visionnel pour l'exercice consid�r�. Enfin, pour ex�cuter les d�cisions de l'assembl�e g�n�rale (travaux d'am�lioration, d'addition de locaux privatifs, de sur�l�vation ou de reconstruction), le syndic peut r�clamer des provisions sp�ciales, ce qui suppose une autorisation sp�ciale de l'assembl�e statuant � une majorit� identique � celle exig�e pour d�cider les travaux.

Enfin, le syndicat peut lui aussi appeler des provisions sp�ciales. Elles sont essentiellement d�cid�es par l'assembl�e g�n�rale en application de l'article�18 de la loi du 10�juillet 1965 afin de parer aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes susceptibles d'�tre n�cessaires dans les trois ann�es � venir et non encore d�cid�s.

Rappelons enfin, que dans l'hypoth�se o� des travaux urgents sont indispensables � la conservation, la s�curit� ou la salubrit� de l'immeuble, celui-ci peut demander sans d�lib�ration pr�alable de l'assembl�e g�n�rale le versement d'une provision qui ne peut exc�der le tiers du montant du devis estimatif des travaux pour permettre l'ouverture du chantier.

Les textes pr�voient qu’une assembl�e g�n�rale doit se tenir au moins une fois l’an, assembl�e au cours de laquelle la question de la gestion du syndic doit �tre discut�e. Outre le contr�le exerc� par les copropri�taires sur les diverses pi�ces justificatives produites par le syndic, le conseil syndical a un droit de regard sur la comptabilit� du syndic et sur la r�partition des d�penses effectu�es. Toutefois, aucun texte ne r�git express�ment l'approbation des comptes tenus par le syndic.

Il n’en demeure pas moins qu’en qualit� de mandataire du syndicat, le syndic doit rendre compte de l'accomplissement de sa mission. L'appr�ciation de la r�alit� et de la r�gularit� des d�penses par l'assembl�e g�n�rale suppose que les copropri�taires aient re�u une notification des compte (recettes et des d�penses) de l'exercice, un �tat des dettes et des cr�ances, la situation de tr�sorerie ainsi que le solde du compte bancaire ou postal s�par� s'il en existe un.

L'approbation des comptes par l'assembl�e g�n�rale a lieu � la majorit� de l'article�24 de la loi de juillet 1965, c'est-�-dire � la majorit� des voix des copropri�taires pr�sents ou repr�sent�s. Il appartient au syndic de solliciter le quitus de l'assembl�e g�n�rale. Ce vote important entra�ne la ratification de tous les actes de gestion du syndic, couvre les fautes de gestion �ventuellement commises et prive par cons�quent les copropri�taires de la possibilit� d’exercer un recours contre le syndic.

En cas de faute du syndic, sa responsabilit� peut �tre engag�e � condition qu’un pr�judice ait �t� subi par le syndicat et qu’il existe un lien direct entre la faute et le pr�judice. Le plus souvent, les tribunaux sanctionnent les syndics en cas d'abstention ou de retards dommageables dans le cadre de l'entretien de l'immeuble. Il en est ainsi par exemple lorsque le syndic reste inactif en pr�sence d’une fuite d’eau ayant entra�n� une surconsommation d'eau ou lorsque ce dernier a "�oubli�" de convoquer une l'assembl�e g�n�rale. Le syndic engage alors sa responsabilit� et un copropri�taire ayant subi un pr�judice peut se retourner contre lui, � l’instar de toute victime � l'encontre de l'auteur du dommage. Toutefois, devant les tribunaux, la responsabilit� d’un syndic b�n�vole est moins strictement appr�ci�e que celle d’un professionnel.

A l’�gard des tiers, le syndic est �galement susceptible d’engager sa responsabilit� et il doit r�parer les dommages qu'il a caus�. Il en est notamment ainsi pour les salari�s du syndicat, les locataires qui habitent la copropri�t� qu’il administre ou les voisins. Signalons toutefois que le syndic n’engage pas sa responsabilit� p�nale lorsque les moyens juridiques ou mat�riels mis � sa disposition sont insuffisants. Il en est ainsi lorsque l’assembl�e des copropri�taires ne l’a pas autoris� � accomplir certains travaux, alors que cette autorisation �tait indispensable ou lorsqu’il n'a pas pu obtenir les fonds n�cessaires au commencement des travaux.

Pour conclure ce rapide aper�u des obligations et devoirs du syndic, nous �voquerons l'article�18 de la loi du 10�juillet 1965 qui conf�re � ce dernier une comp�tence exclusive pour repr�senter le syndicat des copropri�taires, notamment pour engager des proc�dures, �ventuellement � l’encontre de certains copropri�taires. Sauf le cas ou le syndicat est attaqu� (art 55 du d�cret de 1967) et celui de l’urgence qui autorise le syndic � exercer une action sans autorisation pr�alable de l’assembl�e, le syndic ne peut donc entamer une action judiciaire que s’il y a �t� express�ment autoris� par la majorit� relative des voix des copropri�taires pr�sents ou repr�sent�s. A d�faut, d’autorisation, la proc�dure engag�e est irr�guli�re. De tout cela il ressort, et ce n’est pas le moindre des paradoxes, que dans la tr�s grande majorit� des cas, le syndicat des copropri�taires est principalement responsable des reproches dont certains ont trop vite fait d’accabler le syndic.

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