Tous les ans, le syndic établit le budget prévisionnel de la copropriété (article 18 de la loi du 10 juillet 1965) et le soumet au vote de l’assemblée. Chacun peut ainsi évaluer plus ou moins précisément les charges qui seront les siennes tout au long de l’année ou de celles à venir. Ce budget, qui peut éventuellement consister en une simple référence à celui de l'année écoulée, accompagne obligatoirement l'ordre du jour de l'assemblée annuelle et reflète assez significativement la santé de la copropriété. L’acquéreur d’un lot déjà existant à donc tout intérêt à demander ce document au vendeur du logement, ce qui ne pose pas de difficultés particulières pour une copropriété " ancienne ". Pour le neuf, aucune obligation ne s’impose au vendeur à cet égard. Les acquéreurs doivent alors s’en remettre qu’aux estimations du promoteur-vendeur et peuvent se fier aux labels dont la construction est estampillée pour préjuger des futures économies qu’ils réaliseront au titre des charges. Les tantièmes de copropriété quant à eux sont généralement attribués soit par le promoteur-vendeur lors de la vente de l'immeuble, soit par les acquéreurs de lots en cas de division d'un immeuble ancien, soit par les héritiers ou le juge en cas de partage.

Pour faire face aux dépenses de la copropriété, le syndic appelle des provisions (article 35 du décret du 17 mars 1967). Pour ce faire, le budget prévisionnel doit obligatoirement être voté par l’assemblée. Ceci fait, une première règle s’impose. Le montant de la provision pour charges ne peut pas être supérieur, soit au quart du budget voté pour l'exercice considéré, soit à la moitié de ce budget si le règlement de copropriété ne prévoit pas le versement d'une avance de trésorerie permanente.

En cours d'exercice, le syndic peut exiger le versement soit d'une somme permettant de rembourser les dépenses régulièrement engagées et acquittées ce qui l'oblige à tenir une comptabilité trimestrielle. Lorsque les comptes sont tenus annuellement, le syndic peut solliciter des provisions trimestrielles, mais celles-ci ne peuvent excéder le quart du budget prévisionnel pour l'exercice considéré. Enfin, pour exécuter les décisions de l'assemblée générale (travaux d'amélioration, d'addition de locaux privatifs, de surélévation ou de reconstruction), le syndic peut réclamer des provisions spéciales, ce qui suppose une autorisation spéciale de l'assemblée.

Le syndicat des copropriétaires peut également appeler des provisions spéciales. Elles sont essentiellement décidées afin de parer aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à venir et non encore décidés.

Enfin, pour permettre l'ouverture du chantier lorsque des travaux urgents sont indispensables à la conservation, la sécurité ou la salubrité de l'immeuble, le syndic peut demander, sans délibération préalable de l'assemblée générale, le versement d'une provision qui ne peut alors excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux.

Une fois par an, l’assemblée générale " contrôle " la gestion du syndic. A cette occasion, les copropriétaires vérifient les justificatifs et le conseil syndical a un droit de regard sur la comptabilité du syndic. Toutefois, l'approbation des comptes n’est régie par aucun texte... L'appréciation de la régularité des dépenses par l'assemblée générale suppose que les copropriétaires aient reçu une notification des recettes et des dépenses de l'exercice, un état des dettes et des créances, la situation de trésorerie ainsi éventuellement que le solde du compte bancaire ou postal séparé. L'assemblée générale approuve les comptes à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés (article 24 de la loi de juillet 1965) et c’est au syndic qu’il appartient de solliciter le quitus. Ce vote important entraîne la ratification de la gestion du syndic, couvre les fautes de gestion éventuellement commises par ce dernier et prive les copropriétaires de la possibilité d’exercer un recours.

L'obligation pour le syndic de copropriété d’ouvrir un compte bancaire ou postal séparé par syndicat est facultative. La seule obligation lui incombant en la matière est d'informer l'assemblée générale et de recueillir son vote, par périodes triennales, sur cette possibilité. A défaut de délibération de l'assemblée générale sur l'ouverture d’un compte séparé au nom du syndicat, le syndic professionnel place les fonds de la copropriété comme il l’entend.

En matière de charges, tous les copropriétaires ne sont pas logés à la même enseigne. On comprend aisément que les copropriétaires d’un grand logement situé au dernier étage d’un immeuble contribuent plus fortement que le copropriétaire d’une simple cave. Cette " justice " entre les copropriétaires est instaurée par l'article 10 de la loi du 10 juillet 1965. Les charges de copropriété sont réparties en deux catégories. Les charges générales relatives à la conservation, à l'entretien et à l'administration des parties communes et les charges spéciales entraînées par les services collectifs et éléments d'équipement commun.

Parmi les charges générales figurent les dépenses liées aux travaux de réparation du gros œuvre et des canalisations et réseaux communs, des halls, escaliers et salles communes, la réfection des loges des gardiens, le ravalement des façades, la peinture, vitrerie, menuiserie et équipement électrique de l'immeuble. Les charges d'entretien englobent les dépenses nécessaires au maintien de l'immeuble en bon état, la rémunération des gardiens et du personnel de nettoyage et d'entretien des parties communes et espaces verts, le coût du matériel et des produits assurant la propreté et la sécurité de l'immeuble, les frais de nettoyage des cages d'escalier, couloirs, vide-ordures, les frais d'enlèvement des ordures... Enfin, relèvent des charges d'administration, les honoraires du syndic, les dépenses de fonctionnement du conseil syndical, les frais d'assemblée générale tels que l’envoi des lettres recommandées, la location de locaux (ou se tiennent les réunions des copropriétaires), la rémunération des experts sollicités par le conseil, les primes et cotisations des assurances souscrites par le syndic ainsi que les impôts et taxes de l'immeuble.

Les charges spéciales quant à elles sont liées au fonctionnement, à l'entretien, à la réparation ou au remplacement des éléments d'équipement commun, les services collectifs étant le plus souvent assurés par les éléments d'équipement. Sont incluses dans cette catégorie les dépenses relatives aux appareils de production ou de distribution d'eau chaude et froide, les antennes collectives de télévision, les systèmes de chauffage central, les ascenseurs, monte-charge et escalier mécanique, les vide-ordures, les revêtements et éclairages des escaliers, les portiers électroniques, etc.

Le règlement de copropriété contient obligatoirement un état de répartition des charges. La quote-part des charges relatives à la conservation, à l'entretien et à l'administration des parties communes est proportionnelle à la valeur relative des parties privatives de chaque lot et dépend de la consistance, de la superficie et de la situation des lots. Il arrive parfois qu'un lot soit doté qu’une quote-part de charges afférente aux parties communes générales et d’une autre concernant les parties communes spéciales (qui ne profitent qu’à certains copropriétaires). Lorsqu’une copropriété comprend plusieurs immeubles, les charges sont réparties par bâtiment. Le règlement de copropriété peut mettre à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses liées à l'entretien d'une partie de l'immeuble ou au fonctionnement d'un élément d'équipement. Les charges liées aux services collectifs, au fonctionnement et à l'entretien des éléments d'équipement commun, quant à elles dépendent de l'utilité de ces différents services et éléments pour chaque lot.

Les millièmes ou tantièmes de copropriété sont attribués en fonction de la consistance (habitation, cave, garage ou autre), de la superficie et la situation de chacun des lots, sans tenir compte de leur utilisation. La superficie est l’élément le plus important et le plus incontestable. La situation impose de prendre en considération l'emplacement, l'élévation (les étages supérieurs sont mieux éclairés et moins fréquentés que les étages inférieurs) et l'orientation (une exposition sud permet des économies de charges de chauffage). Toutefois, il n’est pas tenu compte de l'utilisation des lots. Ainsi par exemple, il n’est pas possible d’attribuer une part plus importante de tantièmes aux propriétaires de locaux commerciaux ou à usage professionnel, (ce qui entraînait pour ces derniers un surcroît de charges).

Pour assurer une certaine sécurité et la stabilité des charges, la loi prévoit que la modification de la répartition des charges ne peut être décidée qu’à l’unanimité des voix des copropriétaires. Toutefois, cette règle connaît certaines exceptions. Il en est ainsi en cas de modification de la structure physique de la copropriété (surélévation de l'immeuble, addition de locaux privatifs, installation d'éléments d'équipement profitant à certains copropriétaires, etc.). Par ailleurs, lorsque l'assemblée générale décide de travaux entraînant une modification de charges, une nouvelle répartition des charges peut être votée dans les mêmes conditions de majorité que celles prévues pour le vote des travaux. Il en est de même lorsque le syndicat des copropriétaires acquiert, crée ou vend des parties communes. Dans le même ordre d’idée, lorsqu’un copropriétaire transforme un local d'habitation en local professionnel ou commercial, l'assemblée générale peut modifier les charges concernées (majorité de l'article 25 de la loi de 1965) lorsque que cette modification entraîne un changement d'usage des éléments d'équipement communs (usure accélérée du fait de l’augmentation de la fréquentation des parties communes). Enfin, lorsqu’un copropriétaire procède à la division de son lot, les charges du lot d’origine sont réparties entre les lots résultant de la division et cette modification peut être approuvée par la majorité simple de l'assemblée générale.

Selon l'article 10 de la loi de 1965 les charges doivent être équitablement réparties entre les copropriétaires. Une action en révision des charges de copropriété est recevable lorsqu’il est démontré que la répartition des charges lèse ou favorise un copropriétaire de plus d’un quart par rapport à ce qu'il devrait normalement payer. Le Tribunal de Grande Instance est compétent pour recevoir cette action, laquelle doit être introduite dans un délai de cinq ans suivant la publication du règlement de copropriété ou dans un délai de deux ans en cas de première mutation à titre onéreux du lot.

L'obligation de payer les charges pèse inexorable sur chaque copropriétaires. Aucune entorse ne peut être faite à cette règle et les solutions qui permettent au syndicat des copropriétaires, via le syndic, de contraindre celui ou ceux d’entre eux qui ne respectent pas cette obligation sont nombreuses. Nous les évoquons brièvement.

La plus simple et la moins onéreuse des procédures de recouvrement de créances est l’injonction de payer. En présence d’un retard de paiement, le syndic adresse une requête au juge d'instance par lettre recommandée dans laquelle il indique le montant de la somme due par le copropriétaire et fournit les justificatifs nécessaires à l’appréciation de la situation par le juge. Si ces éléments sont suffisants, le tribunal rend une ordonnance d’injonction de payer qui doit être signifiée au débiteur. A défaut de contestation ou de règlement de la dette dans le délai d'un mois suivant la notification de l'injonction, le créancier s’adresse au tribunal pour que l'ordonnance soit revêtue de la formule exécutoire. Cette formalité permet ensuite au syndic de procéder au recouvrement des charges.

La saisie-vente permet au syndicat de saisir les meubles du copropriétaire défaillant. Cependant, cette procédure est d’un intérêt limité car ne peuvent être saisis que les biens mobiliers non indispensables à la vie et au travail du copropriétaire saisi. Autre solution envisageable : l’inscription d’une hypothèque légale. Après avoir fait signifier par huissier une sommation de payer, le syndic peut procéder à l'inscription d’une hypothèque légale et demander la réalisation du gage du syndicat en déclenchant une procédure de saisie immobilière.

Enfin, l’opposition au prix de vente offre des garanties de recouvrement satisfaisantes à la copropriété en cas de vente d’un logement. Le notaire chargé de la vente doit informer le syndic. Ce dernier indique le montant des sommes dues par le vendeur au syndicat et dispose d'un délai de 15 jours pour former opposition au versement du prix de vente. Depuis la loi Habitat de 1994 le paiement des charges et des travaux d'amélioration de l'année en cours et des 4 dernières années est garanti par un privilège immobilier spécial. Par surcroît, les dettes de l'année en cours et celles des deux années écoulées bénéficient d'un super-privilège ce qui signifie que ces sommes sont éventuellement payées avant celles qui doivent revenir à l’organisme de crédit ayant prêté les fonds nécessaires à l’acquisition.

Ainsi, le droit pour les copropriétaires de jouir des parties communes s’accompagne des contreparties qui peuvent parfois s’avérer contraignantes. Mais cette menace est certainement le juste prix que les copropriétaires doivent accepter de payer s’ils veulent jouir durablement de leur co-propriété, dans les meilleures conditions possibles.